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倉庫盤點的六步流程

發布時間:2020-05-12 10:41 來源:銅陵/池州物流公司 - 安徽金隆順運輸有限公司


盤點是個技術活,也體現在盤點的六步流程之中。盤點的六步流程是:盤點計劃、盤點安排、盤點準備、盤點作業、原因分析和賬務處理。


倉庫盤點看起來簡單,但其實是一個技術活。《盤點是個技術活》系列文章,上一篇(倉庫盤點的三種分類方法,你都知道嗎?),我講了倉庫盤點的分類,本篇,我詳細聊聊倉庫盤點的流程。


“有事就有流”,管理,需要流程,管理,從某種程度上來說,其實就是流程。


盤點是一項倉庫的作業動作,更是一個倉庫的管理任務。所以,倉庫盤點需要流程。


為了更好的完成盤點工作,更好的做好盤點管理,更好的讓盤點起到應有的作用和效果,和其它管理項目一樣,盤點,盤點管理,我們需要有盤點流程。我們需要制定盤點流程,需要執行盤點流程,需要按照盤點流程進行盤點的各項操作和作業。


不同的倉庫,性能不一樣,特點不一樣,管理模式也不完全相同。但是,管理是相通的,倉庫管理的道理是相通的,盤點的流程也基本大同小異。


盤點的六步流程是:盤點計劃、盤點安排、盤點準備、盤點作業、原因分析和賬務處理。


下面,我分別講述盤點的六步流程:


盤點計劃


凡事預則立,不預則廢。做任何事,計劃總是先行的,盤點也一樣,在進行盤點之前,我們需要制訂盤點計劃。


盤點計劃涉及到的方面很多,根據倉庫的實際情況也各不相同,但以下三個方面是盤點計劃不可缺少的。


1、盤點計劃首先要確定的是時間,即盤點各項操作的具體的時間。包括倉庫停止作業時間、帳務處理與凍結的時間、盤點準備時間、盤點開始時間、初盤時間、復盤時間等等。


2、盤點計劃第二個需要確定是人員,即參與盤點的人員。我這里說的是參與,指全部盤點動作需要涉及的人員。包括盤點實際操作人員、盤點監督人員和盤點輔助人員等。盤點人員確定后,盤點計劃中還需要明確這些人員的具體分工、安排和在盤點中起到的作用。


3、盤點計劃第三個要確定是相關部門的配合事項,以及整個盤點過程需要注意的特殊事項。這一點非常重要,因為,盤點不是一個人在戰斗,也不是倉庫一個部門在戰斗,需要各方的共同努力與參與,需要各方的配合和支持。


盤點安排


盤點六步流程的第二步是盤點安排。可能有人會說,盤點計劃和盤點安排不是一回事嗎?這還真不是。


盤點計劃是對盤點任務的總體設計與規劃,是標準的計劃層面的操作。而盤點安排,則是執行,是對盤點計劃的執行。


盤點安排是怎么對盤點計劃進行執行呢?主要包括以下兩個方面。


1、對盤點計劃進行確認。也就是說,我們的盤點計劃,需要經過討論達成共識,再經領導審批確認后,才能夠成為真正的可以去執行的計劃。這個對盤點計劃的討論、審核、審批的過程,是盤點的安排的重要組成部分,也是盤點安排的關鍵步驟。


2、對參與盤點的人員進行詳細的分工和安排。上面盤點計劃中有一項是盤點人員的計劃,提到了人員分工,不過,盤點計劃中的人員分工不會說的那么詳細,具體的、詳細的、明細盤點分工安排,需要在盤點計劃確定后另行正式出具(盤點人員分工清單)。


盤點安排還有一項任務是得到各相關部門的支持,這往往,我們需要借助領導的力量去完成這個任務。所以,在必要時,盤點安排我們可以組織專門的盤點會議進行。


盤點準備


盤點準備,也就是盤點前的準備。在確定盤點的各個要求時間節點和各項參與的盤點人員后,盤點前。我們還需要做進行各種準備工作。


盤點前的準備工作包括但不限于以下幾點:倉庫整理與清潔、倉庫賬務凍結前單據處理、倉庫賬目處理、特殊物料標識、盤點表打印、盤點工具準備等等。


另外,除以上幾點外,盤點準備還有兩項重要任務。


一是再次通知和提醒各部門及相關人員盤點各種截止與開啟時間,比如供應商停止送貨,生產停止領料與入庫等等。


二是在盤點準備時全方面對盤點進行宣傳。我上面說了,盤點不是一個在戰斗,需要多方配合與支持。但是,配合與支持,僅靠參與人員主動或公司強制是不夠的,還需要我們的宣傳與說服。所以,宣傳和說服是盤點的準備的一項十分重要的任務。


盤點作業


盤點流程的第四步是盤點作業,也就是執行盤點,進行盤點的具體動作,即采取一定的方法進行盤點,進行初盤、復盤和復核等等。


這一步是盤點的主要工作內容,也是完成盤點任務的主要體力部分。這一步我將在本系列后續文章盤點方法中詳細說明。


原因分析


盤點流程的第五步是原因分析,對盤點結果的分析。倉庫盤點的原因分析主要分為兩個方面。


1、賬實不符的原因分析。這一點說的是,為什么會庫存不準,庫存不準的原因是什么。我們只有找到了庫存不準的原因,才能知道我們問題出在哪里。必須要求找到了原因,才能進行后一步的賬務處理。只有分析了賬實不符的原因,找到了真正的原因,才能提升我們的倉庫管理水平。


2、表現異常的原因分析。什么叫表現異常,就是說當次的表示和平常完全不一樣。比如說平常盤點準確率都挺高,在到了98%以上,突然這次變低了,只有90%;或者,之前都挺低(90%左右),這次卻大幅度提升(99%)。這些,就是表現異常。我們要分析這些異常,對為什么以前高現在低,或者為什么以前低現在高,進行深入的原因分析和經驗總結。


賬務處理


盤點流程的最后一步是賬務處理。倉庫的賬務處理存在于倉庫作業流程的整個過程之中,我們不管是入庫、出庫,還是盤點,最后一步都是賬務處理,都需要進行賬務處理。


盤點的賬務處理主要是對賬實不符進行賬務調整。這里特別提醒一點,賬務調整必須要有經審批的賬實不符原因分析表或調整申請表,也就是說要有憑據,這正是我一再說明的倉庫天規:憑單出入單(申請單也是單)。


盤點是個技術活,也體現在盤點的六步流程之中。盤點的六步流程是:盤點計劃、盤點安排、盤點準備、盤點作業、原因分析和賬務處理。


倉庫盤點看起來簡單,但其實是一個技術活。《盤點是個技術活》系列文章,上一篇(倉庫盤點的三種分類方法,你都知道嗎?),我講了倉庫盤點的分類,本篇,我詳細聊聊倉庫盤點的流程。


“有事就有流”,管理,需要流程,管理,從某種程度上來說,其實就是流程。


盤點是一項倉庫的作業動作,更是一個倉庫的管理任務。所以,倉庫盤點需要流程。


為了更好的完成盤點工作,更好的做好盤點管理,更好的讓盤點起到應有的作用和效果,和其它管理項目一樣,盤點,盤點管理,我們需要有盤點流程。我們需要制定盤點流程,需要執行盤點流程,需要按照盤點流程進行盤點的各項操作和作業。


不同的倉庫,性能不一樣,特點不一樣,管理模式也不完全相同。但是,管理是相通的,倉庫管理的道理是相通的,盤點的流程也基本大同小異。


盤點的六步流程是:盤點計劃、盤點安排、盤點準備、盤點作業、原因分析和賬務處理。


下面,我分別講述盤點的六步流程:


盤點計劃


凡事預則立,不預則廢。做任何事,計劃總是先行的,盤點也一樣,在進行盤點之前,我們需要制訂盤點計劃。


盤點計劃涉及到的方面很多,根據倉庫的實際情況也各不相同,但以下三個方面是盤點計劃不可缺少的。


1、盤點計劃首先要確定的是時間,即盤點各項操作的具體的時間。包括倉庫停止作業時間、帳務處理與凍結的時間、盤點準備時間、盤點開始時間、初盤時間、復盤時間等等。


2、盤點計劃第二個需要確定是人員,即參與盤點的人員。我這里說的是參與,指全部盤點動作需要涉及的人員。包括盤點實際操作人員、盤點監督人員和盤點輔助人員等。盤點人員確定后,盤點計劃中還需要明確這些人員的具體分工、安排和在盤點中起到的作用。


3、盤點計劃第三個要確定是相關部門的配合事項,以及整個盤點過程需要注意的特殊事項。這一點非常重要,因為,盤點不是一個人在戰斗,也不是倉庫一個部門在戰斗,需要各方的共同努力與參與,需要各方的配合和支持。


盤點安排


盤點六步流程的第二步是盤點安排。可能有人會說,盤點計劃和盤點安排不是一回事嗎?這還真不是。


盤點計劃是對盤點任務的總體設計與規劃,是標準的計劃層面的操作。而盤點安排,則是執行,是對盤點計劃的執行。


盤點安排是怎么對盤點計劃進行執行呢?主要包括以下兩個方面。


1、對盤點計劃進行確認。也就是說,我們的盤點計劃,需要經過討論達成共識,再經領導審批確認后,才能夠成為真正的可以去執行的計劃。這個對盤點計劃的討論、審核、審批的過程,是盤點的安排的重要組成部分,也是盤點安排的關鍵步驟。


2、對參與盤點的人員進行詳細的分工和安排。上面盤點計劃中有一項是盤點人員的計劃,提到了人員分工,不過,盤點計劃中的人員分工不會說的那么詳細,具體的、詳細的、明細盤點分工安排,需要在盤點計劃確定后另行正式出具(盤點人員分工清單)。


盤點安排還有一項任務是得到各相關部門的支持,這往往,我們需要借助領導的力量去完成這個任務。所以,在必要時,盤點安排我們可以組織專門的盤點會議進行。


盤點準備


盤點準備,也就是盤點前的準備。在確定盤點的各個要求時間節點和各項參與的盤點人員后,盤點前。我們還需要做進行各種準備工作。


盤點前的準備工作包括但不限于以下幾點:倉庫整理與清潔、倉庫賬務凍結前單據處理、倉庫賬目處理、特殊物料標識、盤點表打印、盤點工具準備等等。


另外,除以上幾點外,盤點準備還有兩項重要任務。


一是再次通知和提醒各部門及相關人員盤點各種截止與開啟時間,比如供應商停止送貨,生產停止領料與入庫等等。


二是在盤點準備時全方面對盤點進行宣傳。我上面說了,盤點不是一個在戰斗,需要多方配合與支持。但是,配合與支持,僅靠參與人員主動或公司強制是不夠的,還需要我們的宣傳與說服。所以,宣傳和說服是盤點的準備的一項十分重要的任務。


盤點作業


盤點流程的第四步是盤點作業,也就是執行盤點,進行盤點的具體動作,即采取一定的方法進行盤點,進行初盤、復盤和復核等等。


這一步是盤點的主要工作內容,也是完成盤點任務的主要體力部分。這一步我將在本系列后續文章盤點方法中詳細說明。


原因分析


盤點流程的第五步是原因分析,對盤點結果的分析。倉庫盤點的原因分析主要分為兩個方面。


1、賬實不符的原因分析。這一點說的是,為什么會庫存不準,庫存不準的原因是什么。我們只有找到了庫存不準的原因,才能知道我們問題出在哪里。必須要求找到了原因,才能進行后一步的賬務處理。只有分析了賬實不符的原因,找到了真正的原因,才能提升我們的倉庫管理水平。


2、表現異常的原因分析。什么叫表現異常,就是說當次的表示和平常完全不一樣。比如說平常盤點準確率都挺高,在到了98%以上,突然這次變低了,只有90%;或者,之前都挺低(90%左右),這次卻大幅度提升(99%)。這些,就是表現異常。我們要分析這些異常,對為什么以前高現在低,或者為什么以前低現在高,進行深入的原因分析和經驗總結。


賬務處理


盤點流程的最后一步是賬務處理。倉庫的賬務處理存在于倉庫作業流程的整個過程之中,我們不管是入庫、出庫,還是盤點,最后一步都是賬務處理,都需要進行賬務處理。


盤點的賬務處理主要是對賬實不符進行賬務調整。這里特別提醒一點,賬務調整必須要有經審批的賬實不符原因分析表或調整申請表,也就是說要有憑據,這正是我一再說明的倉庫天規:憑單出入單(申請單也是單)。



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